بعد عودتي للجامعة بعد إجازة رمضان في اغسطس الماضي.كنت أتحدث مع زميلتي في الجامعة عن أبرز التطورات فأخبرتني بالكثير من الأحداث ومنها أن زميلتنا والتي تجاهد لتسليم بحثها النهائي خلال شهرين قد فقدت فصلين كاملين من بحثها، حاولت استرجاعها ولكن للآسف اضطرت للكتابة من جديد ولم تعثر على الملفات. نظرًا لأهمية هذا الموضوع كتبت تدوينة عن الطريقة التي اتبعتها طوال العام في حفظ الملفات.
١- حفظ ملف جديد كل يوم
كل ملف أضع له عنوان واضح لمحتواه مع التاريخ ورقم النسخة مثلا : الفصل الأول- ١١-٢-٢٠١٣- المسودة ٥(Chapter 1 12-1-15) . هذه الطريقة ساعدتني جدًا في البحث بين الملفات وتنظيم التطور فيها والتأكد من وجود أحدث نسخة للملف محفوظة بعد. كل مرة أعمل على الملف وتكون هناك إضافات مؤثرة أحفظه كملف جديد بتاريخ ورقم المسودة ومن ثم أطبعه للمراجعة. أحيانا بعد اجتماعي مع المشرف ووجود اقتراحات أعود للمسودات التي قد تحتوي على معلومات لم أقم بإضافاتها أو حذفتها قبل إرسال الفصل للمشرف فبذلك استفيد من المسودات بالعودة لها وقت الحاجة. فائدة أخرى للمسودات تساعدني في رؤية تطور عملي على مدى الوقت.
٢- استخدام Dropbox/ One Drive
خلال العام الماضي لم استخدم سوى Dropbox لحفظ ملفاتي ولم أواجه أي مشكله في استخدامه. سأحاول تخصيص USB هذا العام لتخزين نسخة احتياطية كل فترة لآخر مسودة .
One Drive هي مساحة تخزين مرتبطة بالاوفيس ويمكن الاستفادة منها عن طريق الهوتميل وتسجيل دخول على الملفات عبر الوورد والجهاز ويمكن بين أكثر من جهاز مثل الدروببوكس، الميزة الإضافية هي فتح الملف من أكثر من جهاز بين البيت والعمل دون الحاجة للنقل.بدأت في استخدامها قبل 3 أشهر و خلال استخدامي للخدمة فقدت ملف جديد حفظته لأول مرة وعدت بعدها بنصف ساعة ووجدت الملف فارغ.< ربما كانت المشكلة من المايكروسوفت أوفيس والحمدلله كان مجرد ملاحظات بسيطة وليس جزء كبير ومهم !.
٣- طباعة نسخة
دائما أحرص على طباعة نسخة من أي قسم تحت الإنشاء لتغيير نمط التحرير والمراجعة والتطوير، الابتعاد عن الجهاز قليلا وضمان وجود نسخة إضافية.
٤- ارسال نسخة على الايميل أو المشرف.
التواصل المستمر مع المشرف ووجود اجتماعات دورية يجعل دائما هناك نسخة من عملي في بريد مشرفي قبل الاجتماع بثلاثة أيام بالإضافة إلى كون المشرف يهتم بوجود ملف لكل طالب في جهازه يحفظ فيه ملفاته. فكل عمل أنجزه ارسل نسخة منه للمشرف قبل الاجتماع لذلك لا أكون مطمئنة بأن هناك نسخة من عملي على الايميل ومسودات محدثة.
5- مكان موحد لإنشاء الملفات
هذا العام قررت أن استخدم جهازي الخاص فقط بعدما بدأت أشعر بالشتات في التنقل بين جهازي في البيت وجهازي في الجامعة ، فقررت اقتناء جهاز مناسب وشنظة مريحة لحمله في كل مكان وهذا القرار ساعدني على الاستقرار في العمل في جهاز واحد مألوف أفتحه كل يوم وهو ماساعدني على حفظ الكثير من الوقت والجهد وأضفت إلى جهازي البرامج التي أحتاجها. وتعلمت من صديقتي د.أماني الغامدي ضرورة أن أتاكد دائما من العمل على الملف الرئيسي والذي نسقته من البداية فمثلا بعد إرسال المشرف لملاحظاته وتعديلاته أنقلها لملفي الرئيسي حتى أحفظ عملي تغير التنسيق وهو ماعانيت منه حين سلمت ملف الترقية وكنت أعاني من مشاكل كثيرة حينها في إدارة الملف الكبير.
وماذا بعد؟
مساحة ال Dropbox انتهت في نوفمبر الماضي واحتاج مساحة جديدة، الكسل والخمول جعلني في الفترة الأخيرة أحفظ ملفاتي بين الجهاز وال One Drive . هذا الأسبوع بإذن الله سأنفض الكسل وأخزن ملفات هذا العام في مكان واحد تحت عنوان 2nd Year 2015 وسأضع لكل جزء ملف مثلا : raw data – chapters – data coding – data analysis وساستمر في وضع التاريخ لتحديث الملف. لو كنت طالبة جديدة وقرأت هذه التدوينة لشعرت أن الأمر مبالغ فيه كما شعرت في دورة حضرتها قبل سنتين تتناول التقنيات المهمة لطالب الدكتوراة وكان يتحدث فيها طالب في السنة الثالثة عن نظامه وترقيم وحفظ الملفات. بدأت في تجربتها وبدأت فعلا أشعر بالفرق. كل مرة أفكر فيها بحفظ الملف باسم عشوائي أتذكر أن هذه الملفات سأنسى محتوياتها وتاريخها وسأغرق في الفوضى إن لم أخطط بشكل جيد من البداية في تنظيمها بشكل واضح أفصل فيه بين سنوات الدكتوراة وبين ما أنجزته. الحمدلله أدركت والحمدلله الفائدة وإن لم تكن منظمة 100% ولكن على الأقل بشكل معقول.
كما سأهتم بحزم أمري تجاه حفظ المراجع في برنامج موحد تنقلت بين Endnote و Mendeley فترة ويزعجني أني أحتاج لشراء نسخة من Endnote لاستخدمه في جهازي بحرية تامة وهو ما لا أريد أن استثمر فيه في الفترة الحالية!! وأيضا أفكر في البدء في بناء ملف خاص بالملحقات “appendix” حتى لا أضطر في النهاية لتجميعها واحتفظ بأحدث نسخة لها في مكان واحد حتى إذا ماحان شهر تسليم مسودة بحث الدكتوراة أشعر بالراحة لوجود هذا الجزء منظم من البداية (بلغنا الله وإياكم في صحة وعافية وراحة بال).
وأخيرًا قد نتفق أو نختلف على الطرق التي نستخدمها أو جدواها المهم والمهم جدًا أن نبحث عما يناسبنا ويريحينا ويساعدنا على الإنجاز. قد يكون هناك خيار مريح لشخص وغير مريح أو مناسب لشخص آخر وكذالك في البرامج . استخدم ماتحب وحب ما تستخدم وإن لم تجد الطريقة المناسبة ابتكر واحدة. كونوا بخير
السلام عليكم … شكرا لمشاركتك تجاربك
أنا طالبة ماجستير وللاسف الجامعة هنا لا تهتم باكسابنا مهارات البحث و الادوات المساعدة في ذلك … واتمني أن أجد لديك مساعدة في هذا الجانب جربت برنامج endnote بتحميل النسخة التجريبية وطبعا انتهت بعد 30 يوم … توقفت بعدها عن العمل و الان غيرت الجهاز واريد استعادة اعمالي … الجمد لله وجدت مكتبتي وحسابي في موقعهم لكني مترددة الان في تحميل النسخة التجريبية … هل يمكن تحميل البرنامج ثم اعادة تحميله بعد 30 يوم وهكذا … وهل سيكون محتفظ بنفس المكتبة التي أنشأتها عليه
يمكن الاستفادة من نسخة الموقع بدون الحاجة للتجديد المستمر