في التدوينة السابقة تحدثت عن ١١ مرحلة من بداية الدكتوراة وحتى الحصول على الشهادة، في هذه التدوينة سأتحدث بشكل خاص عن إجراءات إنهاء البعثة والمباشرة للموظف المبتعث. بحثت عن موضوعات مشابهة لأعرف ماذا سأتوقع فلم أجد لذلك أضع هنا تجربتي ( كمبتعثة موظفة في بريطانيا) .
١- الحصول على خطاب منح الدرجة.
يمكن التقديم على طلب إنهاء البعثة عبر بوابة سفير بعد الحصول على خطاب منح الدرجة من الجامعة. تاريخ منح الدرجة هو آخر يوم صرف للطالب المبتعث. ولكن للمبتعث الموظف مدة ٣٠ يوم للبقاء في بلد الابتعاث بعد منح الدرجة و١٠ أيام في السعودية قبل رفع طلب المباشرة ما مجموعه كحد أقصى ٤٠ يوم من تاريخ منح الدرجة. طبعا توجد استثناءات في تمديد الإجازة حسب الحالة والظروف.
في جامعتي تصدر لجنة الاختبارات ومنح الدرجات العلمية الدرجة أول يوم من كل شهر فقط ولايمنح خطاب منح الدرجة إلا بالطلب من قسم خدمات الطلبة ( لاتوجد خدمة بدون طلب!)
٢- تسليم نسخة من البحث للمكتبة الرقمية
هذه الخطوة تسبق طلب إنهاء البعثة وهي تسليم نسخة إلكترونية من البحث للمكتبة السعودية الرقمية. في الماضي كان التسليم يدوي لمكتبة الملحقية ويشمل تسليم نسختين مطبوعتين من البحث، اليوم المطلوب فقط رفع النسخة للمكتبة مع ملخص البحث وإقرار النشر*. إقرار النشر يعطي للباحث خيار توفير البحث مباشرة للقراء أو حجبه لمدة معينة مثلا سنة (خيار الحجب قد يكون لأسباب متعددة ومنها النشر العلمي، بعض المجلات لاتحبذ نشر بحث متوفر مجانا على شبكة الانترنت).
٣- رفع الطلب “إنهاء بعثة”
لرفع طلب إنتهاء البعثة من الضروري إرفاق خطاب الحصول على الدرجة من الجامعة وإرفاق خطاب رفع نسخة من البحث في موقع المكتبة الرقمية، وملخص للبحث باللغة العربية وباللغة الإنجليزية. تمر معاملة إنتهاء البعثة عبر عدة أقسام : من المشرف الدراسي لإدارة الإشراف لمكتبة الملحقية وتنتهي بقسم المالية. بعد رفع الطلب يُفتح تلقائيا طلب تذكرة إنهاء البعثة وطلب إيقاف الصرف. من المهم إتمام طلب التذكرة مع وكالة الطيار حتى تكتمل معاملة إنهاء البعثة.
بمجرد قبول معاملة إنهاء البعثة تغلق كل ملفات البعثة وتضاف المستحقات المالية النهائية في كشف الحساب وتنتهي قصة سفير، مع إنتهاء قصة سفير لاتتوقعوا وجود خط عودة أو تهنئة جميلة!
النهاية : برنامج سفير!
لم أكن مدركة لكون علاقتي مع برنامج سفير هي عشرة عمر! لم أتوقع أن إنهاء البعثة وإنتهاء علاقتي بالبرنامج هي لحظة تستحق التأمل. تذكرت حينها ترقب الإعلان عن برنامج الابتعاث والتسجيل عبر الموقع وترقية حسابي لسفير بعد القبول في البعثة وبداية الإجراءات. كانت رحلة طويلة ولم تكن كل الأيام واللحظات مع سفير ممتعة، تخللها الكثير من الرفض لنواقص ثم تطور النظام وتخللها الكثير من الإعادات ولحظات إحباط مع رفع الملفات وحجمها والصيغة المطلوبة كما تخللها الكثير من اللحظات التي قُبلت فيها طلباتي وحصلت على مكافأة هنا وتعويض هناك ومنحة المشاركة في موتمر وغيرها الكثير. سفير فعلا غير تجربة المبتعثين وسهل الكثير مع تطور الخدمات.
*نموذج طلب مني بعد تسليم الطلب إبراء الذمة المالية
٤- طلب مباشرة
طلب مباشرة للعودة للعمل يتم بعد إنتهاء إجراءات إنهاء البعثة بقبول الطلب.ذهبت لمقر العمل لاستكمال الإجراءات (طلب خطاب مباشرة وإرفاق مايثبت الحصول على الدرجة العلمية). إجراءات المباشرة تبدأ بإرسال القسم للخطاب ثم تأكيد قسم البعثات إنتهاء بعثة الموظف وخطاب إنتهاء البعثة (ترسله الملحقية بعد إغلاق الملف للطالب) ومن ثم تبدأ الإجراءات عبر قسم شؤون الموظفين والتي تشمل تغير الحالة من موظف مبتعث لموظف على رأس العمل وإعادة جدولة الرواتب.
غير مصدقة عدت للعمل كان البعثة بدأت بالأمس وبدأت رحلة جديدة بين الموازنة بين العمل والحياة وطموحاتي الأكاديمية. شكرًا لكل من كان جزءًا مهما في تجربتي ودعمي.
كونوا بخير
أضف تعليق